すずろぐ

人生大逆転を目指す、鈴木俊吾の成長日記

Googleフォームに回答が来た時にメールアドレスに通知する方法

Googleフォーム

おはようございます、すずしんです。

以前、私は「Googleフォーム」を使って、お問い合わせフォームを作成しました。
その作り方については、以下の記事を参照してください。

www.suzushin7.jp

私はお問い合わせフォームを作ったのは良いものの…。
今まで通知設定をせずにいました。
そのため、気が付いたら今までに数件のお問い合わせがありました。
問い合わせをしていただいた方々には非常に申し訳ない事をしてしまいましたよ…。

そこで、今後私のような過ちを起こす人が出ないように…。
今回の記事では、「Googleフォームに回答が来た時に、メールアドレスに通知を送る方法」について書いておこうと思います。

問い合わせがあったらメールアドレスに通知を送る方法

まず、作成したお問い合わせフォームの設定ページにアクセスします。
そして、フォームの「回答」をクリックしてください。

Googleフォーム - 回答

右上にある「…」をクリックします。
表示される項目から「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選択します。
これで、新しい回答があるとメールで通知が来るようになります。

Googleフォーム - 新しい回答についてのメール通知を受け取る

ただ、念には念を入れてさらに通知設定を続けます。
「回答先を選択」をクリックしてください。

回答先の選択画面になります。
「新しいスプレッドシートを作成」を選択し、スプレッドシート名を適当に入力します。
その後、「作成」をクリックすると回答内容のスプレッドシートが作成されます。

Googleフォーム - 回答先の選択

回答内容のスプレッドシートが作成できたら、そのスプレッドシートを開きます。
そして、メニューから「ツール」→「通知ルール」を選択してください。

回答内容スプレッドシート

通知ルールの設定画面になります。
画面の下の方にある「通知ルールを追加」をクリックしてください。

回答内容スプレッドシート - 通知ルールの設定

通知ルールを設定します。
次の場合にメールアドレスに通知するの項目では「ユーザーがフォームを送信したとき」を選択します。
通知方法の項目は「メール - その都度」を選択します。
それぞれ選択が終わったら「保存」をクリックします。

回答内容スプレッドシート - 通知ルールの詳細設定

通知ルールの設定画面に戻りますが…。
ここに、さきほど設定した通知ルールが表示されていれば大丈夫です。
お疲れ様でした。

ひとこと

この設定を行うと、Googleフォームから回答があるたびに通知が2件来るようになります。
1つはGoogleフォームから回答があったという通知、もう1つはスプレッドシートからの通知です。
二重に設定しておくことで、回答があった際にすぐに気づきやすくすることができますよ。

Googleフォームを作って配置するまでは行っている人が多いと思いますが…。
もしかすると、この通知設定を忘れている人がいるのではないでしょうか?
その場合には、今回紹介した方法で通知設定をしておくことをおすすめします。

お問い合わせから回答が来た場合には、できるだけ早い段階で回答内容を確認するのを忘れないでください。
そして、必要に応じて返事を返しましょうね。